Menjelajahi “Hutan Belantara” Sistem Dosen ITB: Panduan untuk Bertahan Hidup dan Tetap Berkarya dengan Optimis

Oleh: Dasapta Erwin Irawan

Diagram ini menggambarkan secara live namun detail kompleksitas sistem administrasi dan akademik dosen di ITB (Institut Teknologi Bandung) yang sering dijuluki “Hutan Belantara”. Berikut adalah panduan untuk membantu para dosen (terutama dosen baru) menavigasi sistem ini.

Walaupun diagramnya sama, pertama digambar pada tanggal 25 September 2025 dan tayang di blog pribadi saya saja, tapi hari ini (05 Maret 2026), artikel ini tayang di website FITB.

Selamat datang di dunia akademik ITB, tempat ide-ide besar lahir, sekaligus tempat berbagai sistem informasi perlu dipahami dan digunakan secara rutin.

Diagram ini menyajikan ringkasan alur kerja sistem tersebut untuk para dosen ITB. Walaupun terlihat kompleks, memahami keterkaitan antarbagian dapat membantu kelancaran pengelolaan kinerja dan proses kenaikan jabatan akademik (JAD).

Sekilas memang tampak seperti Hutan Belantara, tetapi mari kita bedah satu per satu ekosistem perangkat pendukung karier dosen ini.

SISTEM LOKAL ITB

1. MyPPM: Gerbang Administrasi Proyek Riset dan Pengmas.

MYPPM adalah sistem yang menangani manajemen program dan proyek, khususnya Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (PkM).

• Tautan: https://myppm.itb.ac.id
• Login: SSO ITB.
• Pengelola: DRI dan DPMK ITB.
• Alur Kerja:
  • MyPPM digunakan untuk pengajuan Proposal kegiatan, termasuk proses persetujuan dan pelaporan kemajuan (Data Progress).
  • Awalnya proyek yang dikelola hanya proyek riset dan pengmas dengan dana ITB, lalu terus menerus dikembangkan untuk mengadministrasikan proyek riset dan pengmas dengan dana dari luar ITB.
  • Per hari ini, setidaknya MyPPM sudah menampung proyek yang didanai oleh: Skema Riset dan Inovasi ITB, PPMI di Fak/Sek, BIMA (Diktisaintek), Asahi Glass, dan Osaka Gas.
• Integrasi Sistem:
  • MyPPM terhubung dengan E-OFFICE untuk urusan surat-menyurat resmi yang terpusat.
  • Jalur ke SINTA: MYPPM menjadi jalur penting yang menghubungkan data kinerja Anda ke sistem evaluasi nasional.
  • Namun saya belum melihat hubungan tersinkronisasi antara MyPPM dengan SINTA pada level pengguna langsung, tapi (sepertinya) ada hubungan (manual data entry) di tingkat admin DRI.

2. E-OFFICE: Platform surat-menyurat ITB.

E-Office adalah platform surat-menyurat elektronik ITB. Berbagai surat sesuai tata naskah dinas ITB akan ada di sini. Jadi selama Anda ada di dalam daftar penerima surat (PDF), maka mestinya arsipnya ada di E-OFFICE, termasuk berbagai regulasi ITB.

• Tautan: https://e-office.itb.ac.id/web/login
• Login: SSO ITB
• Pengelola: Kantor Sekretaris Institut ITB.
• Integrasi Sistem: setidaknya per hari ini terkoneksi dengan HRIS ITB, JDIH ITB.
• Alur Kerja:
  • Tidak bisa semua orang membuat surat di E-Office. Pembuat surat (sudah ditentukan sebelumnya). Para pejabat sudah pasti bisa melakukan ini.
  • Setelah membuat surat dan menandatanganinya (bisa tanda tangan e-sign BSN), surat dikirimkan melalui sistem.
  • Lalu penerima (pejabat berwenang juga) akan menjawab langsung atau mendelegasikannya ke stafnya.

3. HRIS: Platform Kepegawaian ITB.

HRIS adalah platform kepegawaian ITB. Pemegang kuncinya adalah Direktorat SDM ITB. HRIS menyimpan dan mengadministrasikan data kepegawaian termasuk kinerjanya.

• Tautan: https://hris.itb.ac.id
• Login: SSO ITB.
• Pengelola: Dit SDM ITB.
• Integrasi Sistem: setidaknya per hari ini terkoneksi dengan HRIS ITB, JDIH ITB.

Apa bedanya kinerja yang dikelola di HRIS dengan SISTER-BKD:

• HRIS adalah platform ITB.
  • Kinerja dosen dihitung menggunakan rumus ITB.
  • Sumber datanya adalah Contribution Card (CC) yang diisi per tahun.
  • Skor CC (misal tahun 2025) dimasukkan ke dalam rumus perhitungan Insentif Kinerja untuk ditransfer setiap bulan pada tahun 2026. Jadi kalau Anda menerima honor insentif dari ITB di tahun 2026 ini, maka itu berasal dari kinerja Anda di tahun 2025.
• SISTER-BKD adalah platform nasional yang dikelola oleh Kemendiktisaintek.
  • Kinerja dosen dihitung sebagai SKS.
  • Sumber datanya: selain dari hasil entri manual oleh Pengguna, BKD-SISTER juga menerima data dari platform lain (lihat di bawah).
  • Hasil perhitungan SKS SISTER-BKD menjadi dasar pemberian skor prestasi kinerja di dalam Sasaran Kinerja Pegawai (SKP).
  • Skor dalam SKP inilah yang setelah terakumulasi lalu menjadi dasar kenaikan Jabatan Akademik Dosen (JAD), yaitu: AA (Asisten Ahli), L (Lektor), Lektor Kepala (LK), dan Guru Besar (GB).

4. EDUNEX: Platform Learning Management System (LMS ITB).

EDUNEX adalah platform Learning Management System (LMS ITB), yang didesain sejak era Pra-Covid, lalu langsung dipakai intensif saat era COVID hingga saat ini.

Pengelolanya adalah Direktorat Pengembangan Pendidikan (Ditbangdik).

surat-menyurat elektronik ITB. Berbagai surat sesuai tata naskah dinas ITB akan ada di sini. Jadi selama Anda ada di dalam daftar penerima surat (PDF), maka mestinya arsipnya ada di E-OFFICE, termasuk berbagai regulasi ITB.

• Tautan: https://edunex.itb.ac.id
• Login: SSO ITB.
• Pengelola: Ditbangdik ITB.
• Integrasi Sistem: SiX ITB
• Alur Kerja:
  • Pengguna menggunakan EDUNEX sebagai go-to platform untuk konten pengajaran dosen.
  • Bagi saya, EDUNEX ini sangat bermanfaat untuk menyediakan bahan kuliah dan untuk merancang dan menulis draf buku.
  • Kekurangan: EDUNEX belum dapat mengekspor konten yang ada di dalamnya menjadi beberapa atau satu PDF.

SISTEM NASIONAL

5. SISTER-BKD: Jantung Ekosistem Akademik.

SISTER-BKD (Sistem Informasi Sumber Daya Terintegrasi/Beban Kerja Dosen) adalah pusat semesta segala aktivitas Tridharma Perguruan Tinggi Anda.

Sebelum maju, saya ingin memberikan saran ini. Walaupun “B” di BKD adalah “Beban”, saya sarankan Anda menggantinya dengan “Bukti”, seperti “B” pada BPKB. Jadi BKD adalah “Bukti Kinerja Dosen”.

• Tautan: https://sister.kemdiktisaintek.go.id/beranda
• Login: alamat email bebas (tidak harus email ITB).
• Pengelola: Kemdiktisaintek.
• Integrasi sistem:
  • Data Tridharma (Pendidikan, Penelitian, Pengabdian) dan Unsur Penunjang dikelola di sini.
  • BKD-SISTER mendapatkan data dari (setidaknya) dari hubungan searah dengan:
    • Nasional:
      • PDDIKTI (ini hubungan yang searah, dari PDDIKTI ke BKD-SISTER).
      • SINTA.
      • Sisfo Perpusnas, Sisfo Portal HKI.
    • Sistem internal ITB, seperti MyPPM.
    • Entry manual dari Pengguna.
• Alur Kerja:
  • Pengguna (dosen) memeriksa dan mengisinya pada periode tertentu setiap semester.
  • Data isian dosen diperiksa oleh Asesor BKD untuk dinilai.
  • Dosen dapat menyanggah penilaian Asesor pada periode sanggah.
  • Lalu dilakukan penilaian ulang.
  • CATATAN PENTING:
    • Pastikan data di SISTER-BKD selalu sinkron dan akurat. Laporkan segera jika ada ketidaksesuaian data antara sistem internal dan eksternal!
    • Cek Rubrik BKD agar data Anda lengkap sesuai yang diminta.
    • Karena menjadi Asesor juga ada risikonya. Hasil kerja mereka akan diperiksa juga oleh Auditor.

6. SINTA: Sisfo Pemeringkatan Dosen Indonesia.

SINTA (Science and Technology Index) adalah sistem agregator data kinerja dosen nasional. Setiap urusan dosen yang berkaitan dengan karir, wajib ada di SINTA agar dapat diproses lebih lanjut.

Kenapa? Karena SINTA terhubung dengan SISTER-BKD.

Masalahnya adalah, kita tidak bisa memasukkan data karya kita secara langsung (diunggah langsung ke SINTA), kecuali untuk memasukkan data buku dan HKI (tetap perlu verifikasi staf DRI). Semua data kinerja riset dan pengmas Anda yang berawal dari SISTER-BKD dan MYPPM akan berakhir di sini.

• Tautan: https://sinta.kemdiktisaintek.go.id/
• Login: alamat email bebas (tidak harus email ITB).
• Pengelola: Kemdiktisaintek.
• Integrasi Sistem:
  • MyPPM → SINTA → BKD-SISTER.
  • Berbagai database ilmiah → SINTA → BKD-SISTER.
  • Database jurnal ARJUNA → SINTA
  • Database ilmiah: GARUDA, google scholar, scopus, dan web of science.
  • Portal HKI → SINTA (atas data HKI dari Pengguna yang perlu diverifikasi oleh Admin DRI ITB).
  • Portal ISBN Perpusnas → SINTA (atas data ISBN buku dari Pengguna yang perlu diverifikasi oleh Admin DRI ITB).
• Alur Kerja:
  • Admin SINTA melakukan sinkronisasi dengan berbagai sistem eksternal.
  • Pengguna memeriksa. Kalau ada kesalahan, Pengguna dapat minta koreksi melalui Admin DRI ITB.
  • Asesor JAD menggunakan data SINTA untuk memverifikasi status
• Metrik Kinerja: SINTA memproses data untuk perhitungan beberapa metrik (misal: SKOR SINTA), yang merupakan bahan baku:
  • penilaian angka kredit dan JAD.
  • eligibilitas peneliti untuk mengusulkan proposal riset/pengmas.

7. BIMA: Sisfo PPM Kemendiktisaintek.

• BIMA adalah sisfo berisi info dan kegiatan PPM para dosen Indonesia.
• Data yang diinput: data proposal yang diusulkan dosen, data proposal yang lolos, serta data laporan implementasi riset para dosen.
• Tautan: https://bima.kemdiktisaintek.go.id/
• Login: menggunakan alamat surel.
• Pengelola: Kemdiktisaintek.

Jika Anda termasuk DOSEN BARU yang masih kebingungan melihat diagram ini, Anda tidak sendirian! Jangan khawatir, fokuslah pada tiga hal ini:

1. Fokus pada Tridharma: Mulai dengan memasukkan data kegiatan rutin Anda di SISTER BKD (Pendidikan, Penelitian, PkM).
2. Prioritaskan Kenaikan JAD: Ingat, tujuan akhir dari semua kerumitan ini adalah Pengarsipan data, Penilaian kinerja, dan yang terpenting semua kegiatan itu pasti ada kontribusinya kenaikan JABATAN AKADEMIK DOSEN (JAD).
3. Cari Informasi di YouTube ITB: Informasi tentang aplikasi-aplikasi di atas sudah banyak tersebar di medsos, khususnya tutorial yang rinci banyak yang telah diunggah di Youtube. Jangan sungkan mencari informasi dan tutorial yang jelas di kanal resmi ITB, seperti YouTube ITB atau lembaga di bawah ITB seperti DRI, DPMK, Ditpeg, dll**.**

Pesan Motivasi bagi Para Dosen Baru

• Perjalanan akademik memang menantang, dan sistem yang kompleks terkadang memicu frustrasi.
• BOLEH NGAMBEK, TAPI JANGAN LAMA-LAMA. YANG RUGI SENDIRI.
• Pada akhirnya, semua sistem ini dirancang untuk mempermudah alur pelaporan dan penilaian agar Anda dapat menjadi Dosen yang selalu optimis—dosen yang siap bersaing secara global dan maju dalam karirnya. Dosen yang menyadari bahwa seluruh kegiatan yang dilaksanakan pasti punya muara manfaat. Semangat!
• Baca juga buku kami “Catatan untuk Para Dosen Baru” https://doi.org/10.6084/m9.figshare.22151789
•