Mengenal Sistem Pengelolaan Aset Ekstrakomtabel ITB 2025

Oleh: Dasapta Erwin Irawan

Pada tanggal 25 Juni 2025, saya menghadiri pertemuan daring via zoom tentang sosialisasi mengenai pengelolaan barang aset ekstrakomtabel di Institut Teknologi Bandung (ITB). Pertemuan yang dibuka oleh Dr. Arief Haryanto (Direktur Sarana Prasarana dan Sistem Informasi – Dir SPSI) ini bertujuan untuk mensosialisasikan sistem pengelolaan aset yang seringkali luput dari perhatian namun memiliki peran penting dalam inventarisasi institusi. Berikut adalah rangkuman komprehensif mengenai informasi penting yang disampaikan dalam pertemuan tersebut:

Apa itu Aset Ekstrakomtabel?

Aset ekstrakomtabel merujuk pada barang-barang milik ITB yang diperoleh atas beban anggaran institusi atau bersumber dari perolehan lainnya yang sah secara hukum, dengan nilai akuisisi di bawah satuan minimum kapitalisasi (yaitu kurang dari 5 juta rupiah). Meskipun memiliki nilai ekonomis dan kegunaan operasional, barang-barang dalam kategori ini tidak dicatat sebagai aset tetap dalam pembukuan resmi institusi, melainkan dicatat dalam sistem inventarisasi tersendiri untuk keperluan pengawasan dan pemeliharaan.

Karakteristik Utama Aset Ekstrakomtabel

Nilai perolehan atau harga akuisisi kurang dari Rp 5 juta per unit (perlu dicatat bahwa sebelumnya pernah berlaku batas kapitalisasi sebesar Rp 2 juta)
Memiliki masa pakai atau umur ekonomis yang ditetapkan selama 4 tahun sejak tanggal perolehan
Tidak tercatat sebagai aset tetap dalam pembukuan keuangan formal institusi, melainkan dicatat dalam sistem inventarisasi terpisah
Tidak diperhitungkan nilai depresiasinya dalam laporan keuangan tahunan institusi
Tetap diberi label identifikasi “MILIK ITB” untuk memudahkan pengawasan dan pemantauan keberadaannya di lingkungan kampus

Proses Pengelolaan dan Pengawasan

Dalam upaya memastikan ketertiban administrasi dan pengamanan aset ekstrakomtabel, terdapat beberapa mekanisme pengelolaan yang perlu diperhatikan oleh setiap unit kerja di lingkungan ITB:

Pencatatan dan inventarisasi menyeluruh dilakukan secara berkala setiap tahun anggaran untuk memastikan validitas data aset
Staf Sistem Pengelolaan Sarana dan Prasarana ITB (SPSI) di tingkat fakultas/sekretariat bertanggung jawab melakukan pengecekan acak terhadap lokasi atau keberadaan fisik barang secara periodik
Prosedur pencatatan tidak hanya meliputi keberadaan barang, tetapi juga kondisi fisiknya (dikategorikan sebagai baik, rusak ringan, atau rusak berat) untuk menentukan tindak lanjut yang diperlukan
Sistem pengamanan yang diterapkan terhadap aset ekstrakomtabel memiliki standar yang sama dengan pengamanan untuk jenis barang aset tetap, meskipun nilai kapitalisasinya berbeda

Sistem Pencatatan dalam Oracle

ITB menggunakan sistem Oracle untuk pengelolaan aset, termasuk aset ekstrakomtabel. Beberapa hal teknis yang perlu diperhatikan dalam pencatatan di sistem Oracle:

Barang ekstrakomtabel dicatat dalam kategori khusus yang disebut “Asset Expense” untuk membedakannya dari aset tetap konvensional
Pada saat melakukan pencatatan dalam sistem, operator wajib memilih kategori “ITB Asset Expense” (bukan “ITB Asset” yang diperuntukkan bagi aset tetap) untuk memastikan klasifikasi yang tepat
Untuk pengaturan kode Chart of Accounts (COA), harus dipastikan bahwa jenis transaksi yang dipilih adalah “Non Aset” sesuai dengan karakteristik barang ekstrakomtabel
Dalam beberapa kasus, proses invoicing mungkin perlu dilakukan secara manual, khususnya apabila kode barang belum terdaftar dalam master asset category (saat ini terdapat sekitar 200 jenis barang yang sudah terdaftar dalam sistem)

Mekanisme Pemindahtanganan Barang Ekstrakomtabel

Meskipun nilainya relatif kecil, pemindahtanganan barang ekstrakomtabel tetap memerlukan prosedur formal. Keputusan pemindahtanganan dapat diinisiasi oleh unit kerja dengan mendapatkan persetujuan dari Direktorat Sistem Pengelolaan Sarana dan Prasarana ITB (DitSPSI) melalui beberapa mekanisme yang tersedia:

Penjualan kepada pihak ketiga dengan mengikuti prosedur lelang atau penjualan langsung sesuai ketentuan yang berlaku
Penukaran dengan barang lain yang memiliki nilai setara atau lebih tinggi untuk meningkatkan utilitas aset
Hibah kepada institusi pendidikan lain, lembaga sosial, atau pihak yang membutuhkan sesuai dengan kebijakan institusi
Penghapusan dari daftar inventaris untuk barang-barang yang kondisinya rusak berat dan tidak ekonomis untuk diperbaiki

Struktur Pengelolaan dan Otoritas

Untuk memastikan adanya kejelasan tanggung jawab, pengelolaan barang ekstrakomtabel ditempatkan di bawah koordinasi Direktorat Logistik ITB, sama seperti halnya pengelolaan barang Aset Tetap. Hal ini menciptakan sinergi dalam pengawasan seluruh aset institusi. Dari segi pembiayaan, pengadaan barang ekstrakomtabel dapat dilakukan melalui mekanisme pembayaran Langsung (LS) atau melalui fasilitas kartu kredit institusi yang disediakan untuk keperluan pengadaan barang-barang bernilai relatif kecil.

Regulasi yang Akan Datang dan Implikasinya

Untuk memperkuat landasan hukum pengelolaan aset ekstrakomtabel, Peraturan Rektor ITB yang secara khusus mengatur tentang pengelolaan ekstrakomtabel direncanakan akan terbit pada bulan Juli 2025. Peraturan ini sangat dinantikan karena akan memberikan kejelasan lebih lanjut tentang prosedur baku, mekanisme pengawasan, dan kebijakan pengelolaan aset ekstrakomtabel di seluruh lingkungan kampus ITB. Dengan adanya regulasi yang komprehensif, diharapkan akan tercipta standardisasi dalam pengelolaan seluruh aset institusi.

Implementasi sistem pengelolaan aset ekstrakomtabel yang baik dan terstruktur akan memberikan manfaat signifikan bagi institusi dalam upaya memantau, memelihara, dan mengoptimalkan penggunaan seluruh barang milik ITB, meskipun nilainya berada di bawah batas kapitalisasi. Dengan adanya sistem pencatatan yang jelas, transparan, dan terintegrasi, diharapkan pengelolaan aset institusi secara keseluruhan dapat berjalan lebih efektif, efisien, dan akuntabel, sehingga mendukung kelancaran operasional dan pencapaian tujuan strategis institusi dalam jangka panjang.