Cara Mengecek Status Keuangan di ITB Secara Mandiri

Cara Mengecek Status Keuangan di ITB Secara Mandiri

Oleh: DEKANAT FITB

Prof. Anas, Direktur Keuangan ITB, telah menyebarkan panduan ini melalui Wakil Dekan bidang Sumber Daya (WDS) dan beberapa Grup WhatsApp dosen ITB secara langsung. Beliau memahami bahwa kesalahpahaman sering terjadi karena informasi yang beredar dari mulut ke mulut, dan bahwa banyak pertanyaan tentang status pembayaran sebenarnya bisa dijawab dengan pengecekan mandiri.

Karena itu, panduan ini lahir. Bukan sekadar dokumen prosedur, tapi upaya untuk mengubah budaya: dari menunggu kabar menjadi mengecek sendiri.

kuncinya adalah mengetahui  Nomor Invoice

Bayangkan nomor invoice sebagai sidik jari pembayaran Anda. Unik. Spesifik. Dan yang paling penting: kalau belum ada, berarti pengajuan Anda belum masuk sistem keuangan ITB.

Sederhana, bukan? Tidak perlu bertanya pada siapa pun. Tidak perlu menunggu konfirmasi dari berbagai pihak. Cukup cek nomor invoice Anda.

Direktorat Keuangan menekankan prinsip penting: akses informasi keuangan secara mandiri. Dengan mengecek langsung melalui sistem yang tersedia, kita dapat menghindari miskomunikasi dan mendapatkan informasi yang akurat serta terkini.

Tiga Portal, Satu Tujuan: Transparansi

ITB menyediakan tiga portal sesuai jenis transaksi Anda:

1. Untuk peneliti dan pengabdi masyarakat, ada myPPM di myppm.itb.ac.id. Di sini, Anda bisa masuk ke modul “Kerma/Proyek”, pilih proyek yang ingin dilacak, lalu klik tab “Keuangan” dan tekan tombol “Sirendu”. Sederhana. Langsung. Real-time. Ada informasi menarik di sini: ketika status bendara sudah selesai, ITB rata-rata butuh kurang dari 1 hari untuk transfer ke rekening. Jadi, kalau status sudah “selesai” tapi dana belum masuk dalam 24 jam, barulah waktunya menghubungi Direktorat Keuangan.

2. Untuk pembayaran non-kerma, WDS (Wakil Dekan Sumber Daya) fakultas bisa mengakses sistem monitoring dan evaluasi di siskeu.itb.ac.id/monevy. Login dengan SSO ITB, pilih menu “Pelacakan Pembayaran Tagihan“, dan semua informasi ajuan pembayaran fakultas ada di sana. Untuk itu, yang diperlukan adalah nomor invoice.

3. Untuk remunerasi, setiap civitas ITB bisa mengecek sendiri melalui HRIS di hris.itb.ac.id. Masuk ke menu “Slip Gaji Pegawai“, pilih “Bulanan“, lalu klik ikon kaca pembesar di bulan yang ingin dilihat.

Satu catatan penting: status di HRIS memang sedikit lebih lambat dari dana riil yang masuk ke rekening—rata-rata kurang dari 3 jam. Jadi, jangan panik dulu kalau status belum update tapi dana sudah masuk. Satu hal lagi, penjelasan transaksi di HRIS akan selalu lebih jelas dibandingkan dengan penjelasan di e-banking, yang biasanya hanya mencantumkan jenis transaksi, misal: SIMSEMPAYROLL.

Dari Reaktif ke Proaktif

Panduan ini menawarkan perubahan pendekatan dalam mengelola informasi keuangan.

Selama ini, banyak dari kita menunggu informasi dari pihak lain—menunggu konfirmasi tentang status pembayaran, apakah sudah diproses atau masih dalam tahap tertentu.

Dengan panduan ini, kita didorong untuk lebih proaktif: mengecek sendiri, melacak sendiri, dan mendapatkan informasi langsung dari sumber yang akurat.

Jika mengalami kendala, Direktorat Keuangan tetap siap membantu. Namun, langkah pertama yang dapat kita lakukan adalah mengecek informasi melalui sistem yang tersedia dengan data yang akurat.

Bonus: Kartu Kredit ITB (atau Corporate Card) untuk Efisiensi

Ada satu informasi tambahan yang menarik: ITB kini mendorong penggunaan Corporate Card hingga level Kelompok Keahlian.

Bayangkan kemudahan ini: bayar biaya publikasi (APC) langsung dengan kartu kredit korporat. Atau pesan tiket dan hotel untuk konferensi melalui Garuda, Traveloka, atau hotel yang sudah kontrak dengan ITB—langsung, tanpa menunggu reimbursement yang bisa memakan waktu.

Syaratnya sederhana: dosen tetap yang ditunjuk oleh Ketua KK. Pengajuan dilakukan melalui WDS fakultas.

Ini bukan sekadar kemudahan administratif. Ini tentang mengurangi beban cash flow pribadi saat melaksanakan tugas institusional.

Transparansi adalah Kepercayaan

Di balik semua portal, sistem, dan prosedur ini, ada satu pesan sederhana yang ingin disampaikan yaitu ITB percaya bahwa transparansi membangun kepercayaan. ITB sedang terus belajar dan mengembangkan sistem yang makin baik dari waktu ke waktu. Mohon dukungan dari warga ITB.

Ketika setiap orang bisa mengecek status keuangannya sendiri, informasi menjadi lebih mudah diakses, dan sistem bekerja dengan jelas—maka kepercayaan pun dapat tumbuh.

Jadi, ketika ingin mengetahui status pembayaran, silakan buka salah satu dari tiga portal yang tersedia. Cek nomor invoice Anda untuk mendapatkan informasi yang akurat.

Dengan mengakses data langsung dari sistem, kita dapat memperoleh informasi yang tepat dan terkini.

Hits: 2