15 FAQ tentang Pengadaan/Pembelian Barang Modal

Pertanyaan mendasar biasanya adalah, “Ini kan uang riset saya, kenapa alur pembeliannya jadi ribet. Bukankah akan lebih mudah kalau saya bisa membeli sendiri kapanpun dan di manapun saya mau?”

Jawaban saya sederhana, “Karena dana riset ini bukan dana riset Anda pribadi, berasal dari ITB (atau dari negara), maka prioritas pertama adalah membelanjakannya dengan cara yang dipersyaratkan oleh ITB (atau oleh negara).”  

Tentu kami di fakultas akan membantu agar tetap nyaman, hanya alurnya sedikit berputar. Mohon tidak Ibu dan Bapak tidak keberatan.

Berikut adalah daftar pertanyaan yang sering diajukan (FAQ) oleh dosen dan tenaga kependidikan terkait pengadaan barang modal di lingkungan ITB. Daftar ini disusun berdasarkan Surat Instruksi WRURK Nomor 1890/2023 dan POS Nomor 2/2025.

Prioritas dan Pemilihan Vendor

1. Apakah saya wajib membeli barang dari vendor kontrak payung?

Berdasarkan Instruksi WRURK Nomor 1890/2023, unit kerja wajib mengutamakan vendor yang telah memiliki kontrak payung dengan ITB sebagai prioritas pertama untuk menjamin akuntabilitas.

2. Bagaimana jika barang yang saya butuhkan tidak tersedia di katalog kontrak payung?

Anda dapat mengusulkan penambahan item barang baru kepada UPT Logistik atau beralih ke prioritas kedua yaitu membeli melalui distributor atau agen resmi merek tersebut, misal: Bhinneka untuk alat elektronik.

3. Bolehkah saya membeli barang modal melalui online marketplace?

Pembelian melalui toko online (misal: Shopee, Tokobedia) diperbolehkan sebagai prioritas ketiga dengan syarat penjual harus mampu menerbitkan faktur pajak yang sah dan valid. Untuk memastikan silahkan chat penjual sebelum bertransaksi. Bila penjual tidak responsif, pertimbangkan untuk pindah toko.

4. Apakah saya diperbolehkan membeli dari toko fisik di luar mitra ITB?

Boleh, selama toko tersebut masuk dalam kategori distributor resmi atau toko offline yang mendukung penerbitan faktur pajak dan administrasi perpajakan lainnya.

5. Apa konsekuensinya jika saya membeli barang di luar urutan prioritas yang ditetapkan?

Unit kerja wajib membuat Surat Keterangan dan Surat Pertanggung-jawaban Mutlak (SPTJM) sebagai bagian dari kelengkapan dokumen pengajuan pembayaran jika transaksi dilakukan di luar jalur instruksi utama.

Penyesuaian Harga dan Negosiasi

6. Mengapa harga di kontrak payung seringkali lebih mahal dibandingkan harga pasar ritel?

Harga kontrak payung sudah mencakup komponen PPN 11 persen, biaya pengiriman, garansi institusi, dan risiko fluktuasi harga selama masa kontrak serta biaya modal akibat skema pembayaran termin. Harga di kontrak payung adalah hasil estimasi. Ini karena harga-harga tersebut berlaku dalam kurun waktu perjanjian kontrak. Misal: harga di kontrak payung harus memperhatikan kemungkinan kenaikan BBM (misalnya). Jadi kalau BBM tidak naik dan harga tidak semahal yang diperkirakan di kontrak payung, kita bisa mengusulkan penyesuaian/negosiasi.

7. Apa yang harus saya lakukan jika menemukan harga pasar yang jauh lebih murah untuk spesifikasi yang sama?

Anda dapat mengajukan usulan penyesuaian harga melalui sistem eproc dengan melampirkan kertas kerja pembanding sesuai prosedur dalam POS Nomor 2/2025.

8. Apakah saya sebagai dosen boleh melakukan negosiasi harga langsung dengan vendor kontrak payung?

Dosen hanya berwenang menyiapkan data pembanding dan kertas kerja. Proses negosiasi formal untuk mengubah harga kontrak dilakukan oleh UPT Logistik dengan penyedia. Untuk bantuan negosiasi dari fakultas, silahkan kontak WDS.

9. Dokumen apa yang dianggap sah sebagai referensi harga pembanding?

Referensi harga yang valid dapat berasal dari daftar harga resmi distributor, katalog daring dari ritel terpercaya, atau penawaran resmi yang dapat dipertanggungjawabkan.

10. Berapa lama proses penyesuaian harga kontrak payung berlangsung?

Sesuai POS Nomor 2/2025, proses negosiasi dan klarifikasi memakan waktu maksimal 2 hari kerja setelah dokumen usulan dinyatakan lengkap oleh UPT Logistik.

Administrasi dan Perpajakan

11. Apa syarat utama yang harus dipenuhi penjual terkait aspek perpajakan?

Penjual harus bersedia menerbitkan faktur pajak, memiliki NPWP yang valid, dan bersedia dipotong PPh sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku bagi instansi pemerintah.

12. Metode pembayaran apa saja yang tersedia untuk pengadaan barang jalur unit kerja?

Pembayaran dapat dilakukan melalui mekanisme Langsung (LS AP Pusat), Dana Kas Operasional (DKO) sesuai limitasi unit, dan Uang Muka Kerja (UMK). Jadi sangat mungkin dosen/tendik sebagai pengguna tidak perlu mengeluarkan uang pribadi lebih dahulu. Prinsipnya Hindari Reimbursement.

13. Apakah semua barang modal harus memiliki garansi resmi?

Sangat disarankan untuk memastikan barang memiliki garansi resmi untuk melindungi aset ITB. POS Nomor 2/2025 mensyaratkan aspek purna jual yang setara saat membandingkan harga.

14. Bagaimana mekanisme penambahan kode barang baru untuk barang yang belum terdaftar?

Unit kerja dapat mengajukan permintaan kode barang baru kepada Direktorat Perencanaan Sumber Daya (DitRSD) melalui sistem yang tersedia sebelum melakukan proses pengadaan.

15. Apakah bukti bayar dari toko ritel biasa cukup untuk proses reimburse?

Bukti bayar harus disertai dengan faktur pajak dan dokumen pendukung lainnya. Pengadaan barang modal sangat disarankan mengikuti prosedur LS atau DKO untuk menghindari risiko administratif pada saat audit.

Silahkan kontak WDS bila ada yang belum jelas. 

Regulasi

(1890)wrurk_surat_instruksi_wrurk_itb_tentang_mekanisme_pengadaan_dan_pembayaran_barang_jalur_unit_kerja_itb_signed_stamped_e-office
POS Penyesuaian Harga Kontrak Payung (1)
—